Nach dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen viele Unternehmen (jedenfalls alle ab 50 Mitarbeitern) eine interne Meldestelle für “Whistleblower” eingerichtet haben. Unternehmen sollten diese interne Meldestelle unbedingt outsourcen, da bei Verstößen gegen das HinSchG hohe Bußgelder drohen.
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Das HinSchG hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Mit der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht seit dem 2. Juli 2023 wird der Schutz von Hinweisgebern, die auf Missstände in Unternehmen oder öffentlichen Institutionen aufmerksam machen, erheblich gestärkt. Dieser Leitfaden gibt einen umfassenden Überblick über die wesentlichen Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, die Pflichten für Unternehmen und die Rechte von Hinweisgebern.
Zunächst werden in diesem Artikel die Grundlagen und Ziele des HinSchG dargestellt (dazu unter 1. Grundlagen und Ziele des Hinweisgeberschutzgesetzes) und anschließend die Pflichten für Arbeitgeber (dazu unter 2. Pflichten für Unternehmen) sowie für Hinweisgeber genau erläutert (dazu unter 3. Rechte und Pflichten von Hinweisgebern).
Grundlagen und Ziele des Hinweisgeberschutzgesetzes
Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde eingeführt, um Personen, die Missstände in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen melden, umfassend zu schützen (sog. Hinweisgeber). Ziel des Gesetzes ist es, die Offenlegung von rechtswidrigem Verhalten, Korruption oder anderen schwerwiegenden Verstößen zu erleichtern und die Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen.
a) Hintergrund und Entstehung
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern (Richtlinie (EU) 2019/1937). Diese Richtlinie zielt darauf ab, einen einheitlichen Schutzstandard für Hinweisgeber innerhalb der EU zu schaffen und deren Anonymität sowie Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen sicherzustellen.
b) Anwendungsbereich des HinSchG
Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für Unternehmen des privaten Sektors, öffentliche Institutionen, Behörden und alle sonstigen Organisationen, die unter den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Es schützt Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese melden, darunter Arbeitnehmer, Selbstständige, Auftragnehmer, Lieferanten und andere Personen, die in einem arbeitsbezogenen Kontext tätig sind.
Pflichten für Unternehmen
Unternehmen und Organisationen haben im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes verschiedene Pflichten, die darauf abzielen, einen effektiven Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten und ein funktionierendes Hinweisgebersystem einzurichten.
a) Einrichtung interner Meldestellen
Eine zentrale Verpflichtung des HinSchG für Unternehmen ist die Einrichtung interner Meldestellen (§ 12 HinSchG).
Unternehmen mit regelmäßig mindestens 50 Beschäftigten müssen sicherstellen, dass vertrauliche Meldungen über mögliche Verstöße entgegengenommen und bearbeitet werden können. Diese internen Meldestellen müssen unabhängig und unparteiisch arbeiten und sind verpflichtet,
- den Eingang von Meldungen zu bestätigen,
- diese zu prüfen und
- den Hinweisgeber über den Fortschritt und die Ergebnisse der Untersuchungen zu informieren.
Unabhängig von der Beschäftigtenanzahl gilt die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ebenfalls beispielsweise für Börsenträger oder Kapitalverwaltungsgesellschaften.
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die mit der internen Meldestelle beauftragten Personen unabhängig dieser Tätigkeit nachgehen und keine Interessenkollision entsteht (§ 15 HinSchG). Die interne Meldestelle muss über die notwendige Fachkunde verfügen.
Verfahren bei interner Meldung
Geht eine interne Meldung durch einen Hinweisgeber ein, muss die interne Meldestelle folgende Verfahrensweise beachten:
- Bestätigung des Eingangs der Meldung an die hinweisgebende Person spätestens nach sieben Tagen,
- Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach HinSchG fällt,
- Kontakt halten mit der hinweisgebenden Person,
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- Gegebenenfalls hinweisgebende Person um weitere Informationen bitten und
- Ergreifen angemessene Folgemaßnahmen nach HinSchG.
Folgemaßnahmen nach dem HinSchG beinhalten beispielsweise interne Ermittlungen durchzuführen oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an die zuständige Behörde abzugeben (§ 18 HinSchG).
b) Externe Meldestellen und deren Rolle
Neben internen Meldestellen sieht das Gesetz auch die Möglichkeit vor, Verstöße über externe Meldestellen zu melden. Diese externen Stellen werden von staatlichen Behörden betrieben und bieten eine zusätzliche Anlaufstelle für Hinweisgeber, die aus unterschiedlichen Gründen keine internen Kanäle nutzen möchten oder können.
Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter über die Existenz und die Funktionsweise dieser externen Meldestellen informieren.
c) Schutzmaßnahmen gegen Vergeltungsmaßnahmen
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, um Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Dazu zählen der Schutz vor Kündigung, Versetzung, Mobbing und anderen nachteiligen Maßnahmen, die als Reaktion auf eine Meldung ergriffen werden könnten. Unternehmen müssen geeignete Vorkehrungen treffen, um solche Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern und Hinweisgeber umfassend zu schützen.
Unternehmen (ab 50 Arbeitnehmern) müssen seit Juli 2023 interne Meldestellen einrichten!
Rechte und Pflichten von Hinweisgebern
Hinweisgeber spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufdeckung von Missständen. Das Hinweisgeberschutzgesetz gewährt ihnen weitreichende Rechte, stellt jedoch auch bestimmte Pflichten sicher, um Missbrauch zu verhindern.
a) Schutz vor Repressalien
Hinweisgeber, die in gutem Glauben Informationen über Verstöße melden, sind durch das Hinweisgeberschutzgesetz umfassend vor Repressalien geschützt. Dies umfasst nicht nur den Schutz vor Kündigung, sondern auch vor jeder Form von Benachteiligung oder Diskriminierung im Arbeitsumfeld. Der Schutz erstreckt sich zudem auf alle Personen, die den Hinweisgeber unterstützen oder mit ihm in Verbindung stehen.
b) Vertraulichkeit und Anonymität
Ein zentrales Element des HinSchG ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers. Unternehmen und externe Meldestellen sind verpflichtet, die Identität des Hinweisgebers vertraulich zu behandeln und nur in Ausnahmefällen offenzulegen, beispielsweise wenn dies für rechtliche Verfahren zwingend erforderlich ist. In vielen Fällen können Meldungen auch anonym erfolgen, was den Schutz der Hinweisgeber weiter erhöht.
c) Verantwortungsvolle Nutzung des Hinweisgebersystems
Während das Hinweisgeberschutzgesetz Hinweisgeber umfassend schützt, sind diese auch verpflichtet, verantwortungsvoll mit dem Hinweisgebersystem umzugehen. Das bedeutet, dass die gemeldeten Informationen wahrheitsgemäß und in gutem Glauben übermittelt werden müssen. Meldungen, die bewusst falsch oder irreführend sind, können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und den Schutz des Hinweisgebers gefährden.
Sanktionen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht strenge Sanktionen für Unternehmen und Einzelpersonen vor, die gegen die Bestimmungen des Gesetzes verstoßen. Dies betrifft insbesondere den unzureichenden Schutz von Hinweisgebern und das Unterlassen der Einrichtung von Meldestellen.
a) Bußgelder und Strafen
Unternehmen, die ihren Verpflichtungen nach dem HinSchG nicht nachkommen, drohen empfindliche Bußgelder (bis zu EUR 50.000). Diese können insbesondere verhängt werden, wenn keine internen Meldestellen eingerichtet werden, Meldungen nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden oder Hinweisgeber nicht ausreichend vor Repressalien geschützt werden.
Auch Einzelpersonen, die Hinweisgebern schaden, können strafrechtlich verfolgt werden.
b) Schadensersatzansprüche von Hinweisgebern
Hinweisgeber, die durch Vergeltungsmaßnahmen Schaden erleiden, haben das Recht auf Schadensersatz. Unternehmen, die gegen den Schutz von Hinweisgebern verstoßen, können zur Zahlung von Schadensersatz verpflichtet werden, wenn dem Hinweisgeber nachweislich ein finanzieller oder immaterieller Schaden entstanden ist.
Wenn Sie sich zum neuen Hinweisgeberschutzgesetz beraten lassen oder die Pflicht zur internen Meldestelle an uns outsourcen möchten, melden Sie sich gerne bei mir.
