Betriebsvereinbarungen über KI-Programme im HR-Bereich

Workday, Censia, SAP SuccessFactors, Eightfold, Beamery, HireVue – immer mehr Unternehmen führen KI-gestützte Personalsysteme ein, die Bewerber screenen, Mitarbeiterprofile auswerten, Skills inferieren, Beförderungen vorschlagen oder Leistungsdaten in Echtzeit zusammenführen. Diese Systeme sind in nahezu allen Anwendungsfällen mitbestimmungspflichtig – und ohne wirksame Betriebsvereinbarung erheblichen rechtlichen Risiken ausgesetzt.

In diesem Beitrag erläutere ich, welche KI-Anwendungen im HR-Bereich typischerweise eingesetzt werden (dazu unter 1.), welche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bestehen (dazu unter 2.), welche Besonderheiten bei der KI-gestützten Personalauswahl und -bewertung gelten (dazu unter 3.), wie weit die Mitbestimmungsrechte reichen und was eine BV regeln muss (dazu unter 4.), welche Folgen eine fehlende oder unvollständige Betriebsvereinbarung hat (dazu unter 5.), beantworte häufige Fragen (dazu unter 6.).

KI-Systeme im HR-Bereich – worum geht es?

Künstliche Intelligenz hat den HR-Bereich in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Plattformen wie Workday, SAP SuccessFactors, Eightfold, Beamery, Censia, HireVue oder Personio bieten heute eine Bandbreite an Funktionen, die weit über klassische HR-Software hinausgeht. Was technisch beeindruckend ist, berührt aus arbeitsrechtlicher Sicht eine Vielzahl mitbestimmungspflichtiger Tatbestände gleichzeitig.

a) Typische KI-Anwendungen im Personalbereich

In der Praxis lassen sich KI-Funktionen im HR-Bereich grob in folgende Kategorien einteilen:

• Recruiting & Sourcing: Automatisches Screening eingehender Bewerbungen, Ranking von Bewerbern nach Match-Scores, KI-gestützte Suche nach passiven Kandidaten in externen Datenquellen (z.B. LinkedIn, Jobbörsen, öffentliche Profile).
• Skills Inference & Talent Matching: Systeme wie Censia oder Eightfold reichern Mitarbeiterprofile mit Fähigkeiten an, die aus internen und externen Datenquellen abgeleitet werden – ohne aktive Eingabe der betroffenen Mitarbeiter. Diese inferierten Skills bilden anschließend die Grundlage für Matching-Vorschläge bei internen Stellen, Beförderungen und Nachfolgeplanungen.
• Performance Management & Leistungsbeurteilung: KI-gestützte Beurteilungssysteme (etwa in Workday Talent & Performance), die Leistungsdaten kontinuierlich erfassen, Vergleiche zwischen Mitarbeitern ermöglichen und Feedback-Prozesse automatisieren.
• Workforce Planning & Predictive Analytics: Prognosemodelle, die Skills-Lücken vorhersagen, Fluktuationsrisiken bewerten oder „Promotion-Readiness“ anzeigen.
• Schicht- und Einsatzplanung: KI-gestützte Schichtmodelle, die Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen und betriebliche Anforderungen automatisiert zuordnen.
• Generative KI im Personalbereich: Einsatz von Large-Language-Modellen (ChatGPT, Copilot, Gemini) bei der Erstellung von Stellenausschreibungen, Beurteilungen oder personalisierten Lerninhalten.

b) Warum diese Systeme besondere rechtliche Aufmerksamkeit verdienen

KI-Systeme im HR-Bereich unterscheiden sich in zwei zentralen Punkten von klassischen HR-Tools: Erstens verarbeiten sie regelmäßig große Mengen sensibler Beschäftigtendaten – häufig auch aus Quellen außerhalb des eigentlichen Beschäftigungsverhältnisses. Zweitens treffen sie – jedenfalls in vorbereitender Form – Entscheidungen über Menschen: Wer wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen? Wer kommt für eine Beförderung in Frage? Wessen Skills passen zu welcher Stelle? Diese beiden Eigenschaften lassen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, §§ 94, 95 BetrVG sowie umfangreiche Pflichten aus der DSGVO und dem AGG zwingend einschlägig werden.

Mitbestimmungsrechte bei KI – § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Die zentrale Norm für die Mitbestimmung bei KI-Systemen im Unternehmen ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Danach hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Diese Norm ist – nach gefestigter Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts – bei nahezu allen KI-Systemen im HR-Bereich einschlägig.

a) Objektive Eignung zur Überwachung genügt

Maßgeblich ist nicht, ob der Arbeitgeber das System tatsächlich zur Überwachung einsetzen will. Es genügt, dass das System objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. KI-Systeme, die Skills-Profile kontinuierlich aktualisieren, Performance-Scores berechnen, Bewerbungen ranken oder Vergleichsdaten zwischen Mitarbeitern erzeugen, erfüllen diesen Tatbestand nahezu zwangsläufig. Auch indirekte Überwachung – etwa über Manager-Dashboards oder automatisierte Auswertungsberichte – genügt.

b) Erzwingbares Mitbestimmungsrecht

§ 87 BetrVG gewährt ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht. Das bedeutet: Der Arbeitgeber kann das KI-System nicht einseitig einführen. Kommt eine Einigung mit dem Betriebsrat nicht zustande, muss die Einigungsstelle entscheiden. Bis zu einer Einigung oder einem Spruch der Einigungsstelle ist die Einführung unzulässig. Tut es der Arbeitgeber dennoch, hat der Betriebsrat einen Unterlassungsanspruch, der gegebenenfalls im Wege der einstweiligen Verfügung durchgesetzt werden kann.

c) Auch sukzessive Erweiterungen sind mitbestimmungspflichtig

In der Praxis besonders relevant: Auch das nachträgliche Aktivieren neuer Module, neuer Datenfelder oder neuer KI-Funktionen in einem bestehenden System ist eine erneute „Einführung“ im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die einmal abgeschlossene Betriebsvereinbarung deckt nachträgliche Erweiterungen nicht automatisch ab. Wer Workday einführt und später die Skills Cloud, AI Agents oder Augmented Analytics aktiviert, muss erneut den Betriebsrat beteiligen.

d) Begleitende Mitbestimmungstatbestände

Daneben sind regelmäßig weitere Mitbestimmungstatbestände einschlägig:

• § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG – Ordnung des Betriebs (Nutzungsregeln für KI-Tools, etwa Verbot/Erlaubnis von ChatGPT & Co.)
• § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG – Gesundheitsschutz (z.B. KI-gestützte Schichtplanung mit Belastungsbewertung)
• § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG – Unterrichtungs- und Beratungsrechte bei der Planung von Arbeitsverfahren unter Einsatz von KI
• § 80 Abs. 3 BetrVG – Hinzuziehung sachverständiger Berater (seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz erleichtert für KI-Themen)

Mitbestimmung bei Personalauswahl und -bewertung – §§ 94, 95 BetrVG

Über § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinaus greifen bei KI-Systemen, die Personalauswahl- oder Bewertungsentscheidungen unterstützen, zwei weitere zentrale Mitbestimmungstatbestände: § 94 und § 95 BetrVG. Diese werden in der Praxis häufig übersehen, sind aber gerade bei modernen Talent-Intelligence-Systemen von erheblicher Bedeutung.

a) § 94 BetrVG – Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze

§ 94 Abs. 1 BetrVG verlangt die Zustimmung des Betriebsrats zu Personalfragebögen. § 94 Abs. 2 BetrVG erstreckt dieses Zustimmungserfordernis auf persönliche Angaben in schriftlichen Arbeitsverträgen sowie auf Beurteilungsgrundsätze. Der Begriff des Personalfragebogens wird weit ausgelegt: Erfasst ist jede systematische Erhebung personenbezogener Daten zur Auswertung im Rahmen von Personalentscheidungen.

Bei modernen KI-Systemen ist § 94 BetrVG gleich in mehreren Dimensionen einschlägig:

• Datenfeldkatalog: Sämtliche in Workday, Censia oder SuccessFactors aktivierte Datenfelder (Stammdaten, Skills, Beurteilungsfelder, Wellbeing-Daten) bilden zusammen einen umfassenden, dauerhaft aktualisierten Personalfragebogen. Dieser bedarf der Zustimmung des Betriebsrats.
• Inferierte Skills: Wenn ein System Skills aus Drittquellen ableitet, ohne dass der Mitarbeiter sie aktiv eingegeben hat, ist die Inferenz-Methodik ein Beurteilungsgrundsatz im Sinne des § 94 Abs. 2 BetrVG – sie definiert, wie der Mitarbeiter eingestuft wird.
• Scoring-Modelle: Match-Scores, Promotion-Readiness-Indikatoren oder Performance-Prognosen sind allesamt Beurteilungsgrundsätze und unterliegen der Zustimmung des Betriebsrats.

b) § 95 Abs. 1 BetrVG – Auswahlrichtlinien

§ 95 Abs. 1 BetrVG gewährt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Auswahlrichtlinien für Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen. Die Norm wird häufig unterschätzt: Ein Algorithmus, der Bewerber automatisch nach Match-Score sortiert oder interne Mitarbeiter für offene Stellen rankt, ist de facto eine Auswahlrichtlinie. Das System definiert verbindlich, welche Kriterien wie stark gewichtet werden – nichts anderes leistet eine Auswahlrichtlinie im klassischen Sinn.

c) § 95 Abs. 2a BetrVG – verschärfte Mitbestimmung bei KI

Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz (2021) wurde § 95 BetrVG um Absatz 2a ergänzt. Dieser stellt klar, dass beim Einsatz Künstlicher Intelligenz im Rahmen von Auswahlrichtlinien das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats auch dann besteht, wenn die Schwellenwerte des § 95 Abs. 2 BetrVG nicht erreicht sind. Die Vorschrift erkennt damit ausdrücklich die besondere Sensibilität KI-gestützter Auswahlentscheidungen an.

Praktisch bedeutet § 95 Abs. 2a BetrVG: Sobald KI in der Personalauswahl eingesetzt wird, hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht über die Auswahlkriterien – unabhängig von der Betriebsgröße. Der Betriebsrat kann darüber hinaus verlangen, dass das System in einer für ihn verständlichen Form erklärt wird; ohne diese Erklärung kann er die Zustimmung verweigern.

d) § 99 BetrVG – Mitbestimmung bei Einzelmaßnahmen

Auch jede Einzeleinstellung, -versetzung oder -umgruppierung, die auf Basis eines KI-Vorschlags ergeht, unterliegt dem Mitbestimmungsrecht nach § 99 BetrVG. Der Betriebsrat kann die Zustimmung insbesondere dann verweigern, wenn die personelle Maßnahme gegen eine Auswahlrichtlinie verstößt oder wenn die Auswahl auf einem Algorithmus beruht, dessen Funktionsweise dem Betriebsrat nicht offengelegt wurde.

Umfang der Mitbestimmung: Inhalte einer wirksamen BV

Was muss eine Betriebsvereinbarung über ein KI-System im HR-Bereich konkret regeln, um wirksam zu sein? Die Anforderungen ergeben sich nicht allein aus dem BetrVG, sondern auch aus der DSGVO – insbesondere aus Art. 88 DSGVO als Öffnungsklausel für nationale Beschäftigtendatenschutzregelungen.

a) Anforderungen aus dem BetrVG

Aus den oben dargestellten Mitbestimmungstatbeständen folgt, dass eine BV mindestens regeln muss:

• Abschließender Katalog der Datenfelder: Welche Felder aktiviert das System? Welche Datenarten werden in welchem Modul verarbeitet? Eine pauschale Verweisung auf „den Funktionsumfang von Workday“ oder eine Anlage des Anbieters genügt nicht (vgl. BAG, Urteil vom 8.5.2025 – 8 AZR 209/21).
• Datenquellen: Welche internen und externen Quellen darf das System auswerten? Insbesondere bei Skills-Inferenz aus Drittdaten (LinkedIn, Marktdaten) ist eine ausdrückliche Regelung zwingend.
• Inferenz- und Scoring-Logik: Welche Skills-Kategorien werden abgeleitet? Welche Parameter fließen mit welcher Gewichtung in Match-Scores ein? Welche Schwellenwerte (Cutoffs) entscheiden über Vorschlag oder Ausschluss?
• Zugriffs- und Auswertungsrechte: Wer darf welche Berichte abrufen? Wie sind Manager-Dashboards eingegrenzt?
• Korrektur- und Widerspruchsverfahren: Wie können Mitarbeiter inferierte Skills, Scores oder Beurteilungen anfechten und korrigieren lassen?
• Auditierbarkeit und Logging: Sämtliche KI-Entscheidungen müssen ex post nachvollziehbar sein, damit der Betriebsrat die Einhaltung der BV kontrollieren kann.
• Bias-Audits: Regelmäßige Prüfung des Systems auf diskriminierende Muster – mit Berichtspflicht gegenüber dem Betriebsrat.
• Updates und neue Funktionen: Verfahren für Aktivierung neuer Module oder neuer KI-Features (jeweils erneutes Mitbestimmungsverfahren).

b) Anforderungen aus der DSGVO

Der Europäische Gerichtshof hat in seiner Entscheidung vom 30.3.2023 (C-34/21) klargestellt, dass nationale Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz – auch Betriebs- und Dienstvereinbarungen – nur dann eine taugliche Rechtsgrundlage darstellen, wenn sie die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO vollständig erfüllen. Eine bloß formale Existenz der BV genügt nicht. Die BV muss insbesondere

• konkrete Datenkategorien benennen,
• die Zweckbindung sicherstellen,
• Zugriffsrechte regeln,
• Löschfristen festlegen,
• technische und organisatorische Maßnahmen beschreiben und
• angemessene besondere Maßnahmen zur Wahrung der Grundrechte enthalten.

c) Sondervorschriften für vollautomatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO)

Wird ein Mitarbeiter ausschließlich auf Basis eines KI-Scores für eine Stelle ab- oder ausgewählt, ist Art. 22 DSGVO einschlägig. Vollautomatisierte Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen oder ähnlich gewichtigen Folgen sind grundsätzlich unzulässig. Die BV muss daher ein verbindliches „Human-in-the-Loop“-Verfahren vorsehen: Eine menschliche Kontrolle muss die KI-Empfehlung tatsächlich überprüfen können – nicht nur formal abnicken.

d) Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)

Da KI-Systeme im HR-Bereich regelmäßig sensible Beschäftigtendaten verarbeiten und automatisierte Entscheidungen vorbereiten, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung gem. Art. 35 DSGVO praktisch immer erforderlich. Die DSFA sollte bereits vor Vertragsschluss mit dem Anbieter beginnen und in die BV-Verhandlungen einfließen.

Folgen ohne wirksame BV: Rechte des Betriebsrats und der Arbeitnehmer

Wird ein KI-System ohne wirksame Betriebsvereinbarung eingeführt oder geht der Arbeitgeber über deren Regelungen hinaus, hat dies erhebliche Folgen – sowohl auf kollektivrechtlicher als auch auf individualrechtlicher Ebene.

a) Rechte des Betriebsrats

• Unterlassungsanspruch: Der Betriebsrat kann die Einführung oder Nutzung des Systems untersagen lassen, gegebenenfalls per einstweiliger Verfügung.
• Beseitigungsanspruch: Bereits eingeführte Systeme können zurückgebaut werden müssen (Daten löschen, Funktionen deaktivieren).
• Erzwingung der BV: Über die Einigungsstelle kann der Inhalt der BV erzwungen werden.
• Hinzuziehung sachverständiger Berater (§ 80 Abs. 3 BetrVG): Bei KI ist die Erforderlichkeit eines externen Sachverständigen seit 2021 erleichtert anzunehmen.

b) Rechte der einzelnen Arbeitnehmer

• Immaterieller Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO: Das BAG hat mit Urteil vom 8.5.2025 (8 AZR 209/21) klargestellt, dass bereits der bloße Kontrollverlust über personenbezogene Daten einen ersatzfähigen immateriellen Schaden begründet – auch ohne konkreten Folgeschaden.
• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Arbeitnehmer können Auskunft über alle über sie gespeicherten Daten verlangen, einschließlich inferierter Skills und Match-Scores.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Fehlerhafte Skills-Einträge oder Beurteilungen müssen korrigiert werden.
• Recht auf menschliche Überprüfung (Art. 22 DSGVO): Bei vollautomatisierten Entscheidungen.
• AGG-Entschädigungsansprüche: Wenn der Algorithmus mittelbar diskriminiert (etwa Berufsrückkehrerinnen schlechter bewertet), kommen Entschädigungsansprüche nach § 15 AGG in Betracht. Die Beweislasterleichterung des § 22 AGG gilt auch hier.

c) Bußgeld- und Reputationsrisiken

Verstöße gegen die DSGVO können mit Bußgeldern von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (Art. 83 Abs. 5 DSGVO). Hinzu kommen erhebliche Reputationsrisiken, gerade bei diskriminierenden Algorithmen, die in der öffentlichen Wahrnehmung sensibel sind.

Häufige Fragen zu KI-Betriebsvereinbarungen im HR

a) Reicht eine bestehende „IT-Rahmen-BV“ aus, um Workday oder Censia abzudecken?

Nein. Eine allgemeine IT-Rahmen-BV erfüllt regelmäßig weder die Anforderungen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG noch die des Art. 88 Abs. 2 DSGVO. Es bedarf einer spezifischen, auf das jeweilige System zugeschnittenen BV mit konkretem Datenfeldkatalog, Zweckbindung und Schutzmaßnahmen.

b) Kann der Arbeitgeber Workday oder Censia bereits einführen, während die BV noch verhandelt wird?

Im Regelfall nein. Da das Mitbestimmungsrecht bereits bei der „Einführung“ greift, ist eine Inbetriebnahme ohne Einigung oder Spruch der Einigungsstelle unzulässig. Eine vorgezogene „Test-Phase“ oder ein „Pilot“ mit Echtdaten begründet bereits den Mitbestimmungstatbestand.

c) Was gilt, wenn Workday neue KI-Funktionen automatisch durch Updates ausrollt?

Jede Aktivierung einer neuen mitbestimmungspflichtigen Funktion bedarf eines erneuten Beteiligungsverfahrens. Praktisch sollte die BV daher ein Update- und Change-Management-Verfahren vorsehen, in dem der Arbeitgeber den Betriebsrat über jedes Update informiert und beide Seiten gemeinsam entscheiden, ob neue Funktionen aktiviert werden.

d) Welche Rolle spielt der Datenschutzbeauftragte?

Der Datenschutzbeauftragte sollte zwingend in das BV-Verfahren eingebunden werden, insbesondere für die DSFA und die laufende Compliance-Kontrolle. Er ersetzt aber nicht den Betriebsrat – die Mitbestimmung ist eigenständig.

e) Sind ChatGPT & Co. ebenfalls mitbestimmungspflichtig?

Ja, sobald sie betrieblich eingesetzt oder zugelassen werden. Es greifen § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs) und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sobald die Tools zur Erstellung von Beurteilungen, Auswahlempfehlungen oder Leistungsauswertungen genutzt werden.

f) Können Beschäftigte nach einem KI-Vorschlag tatsächlich abgelehnt werden?

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit erheblichen Folgen für den Betroffenen ist nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich unzulässig. Die finale Entscheidung muss stets durch einen Menschen getroffen werden, der den KI-Vorschlag prüft – andernfalls droht ein DSGVO-Verstoß und ein eigenständiger Schadensersatzanspruch.

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