Dienstwagenvereinbarungen / Car Allowances

Sind Sie Arbeitgeber und möchten wissen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie ihrem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung stellen? Oder sind Sie Arbeitnehmer und möchten sicherstellen, dass die Dienstwagenvereinbarung mit ihrem Arbeitgeber alles Wichtige enthält, damit keine Schwierigkeiten im Nachhinein auftreten?

Hier erfahren Sie, was Dienstwagenvereinbarungen sind (1. Was sind Dienstwagenvereinbarungen?), anhand welcher Kriterien man sie gestaltet (dazu unter 2. Gestaltung von Dienstwagenvereinbarungen) und welche rechtlichen und steuerlichen Aspekte zu beachten sind (3. Rechtliche und steuerliche Aspekte). Anschließend erfahren Sie, was “Car Allowances” sind (dazu unter 4. Was ist eine Car Allowance?)

Schließlich finden Sie häufig auftretende Fragen zu diesem Thema (5. Häufige Fragen zu Dienstwagenvereinbarungen) und eine Auswahl relevanter Rechtsprechung (6. Rechtsprechung zu Dienstwagenvereinbarungen / Car Allowances).

Was sind Dienstwagenvereinbarungen?

Dienstwagenvereinbarungen regeln die Überlassung eines Fahrzeugs durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zur dienstlichen und häufig auch zur privaten Nutzung. Diese Vereinbarungen sind nicht nur ein wichtiges Mittel zur Mitarbeiterbindung und -motivation, sondern unterliegen auch verschiedenen rechtlichen und steuerlichen Regelungen. Meist dient die Überlassung eines Dienstwagens auch dem Zweck, bei Mitarbeitern die häufig beruflich unterwegs sind sicherzustellen, dass diese ihre Aufgaben reibungslos erledigen können (Beispiel: Außendienstmitarbeiter).

Dienst- oder auch Firmenwagen gehören dem Arbeitgeber oder werden von diesem geleast und dem Arbeitnehmer zum Gebrauch zur Verfügung gestellt. 

Gestaltung von Dienstwagenvereinbarungen

Bei der Gestaltung von Dienstwagenvereinbarungen sollten folgende Kriterien beachtet werden:

• Nutzungsbedingungen: Festlegung der Bedingungen für die Nutzung, wie z.B. Fahrtenbuchführung, Fahrerlaubnisnachweis und Nutzungseinschränkungen.
• Dienstliche und private Nutzung: Klarstellung, ob das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf und unter welchen Bedingungen.
• Kostenregelung: Festlegung, welche Kosten vom Arbeitgeber und welche vom Arbeitnehmer getragen werden, einschließlich Kraftstoff, Wartung, Versicherung und etwaiger Schadenersatzregelungen.
• Rückgabe: Regelungen zur Rückgabe des Fahrzeugs bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei Nichtnutzung des Fahrzeugs.
• Versteuerung: Angaben zur steuerlichen Behandlung des geldwerten Vorteils, der sich aus der privaten Nutzung des Dienstwagens ergibt. 
• Fahrzeugwahl und Ausstattung: Bestimmung, welche Fahrzeugtypen und Ausstattungen zur Verfügung gestellt werden können.

Rechtliche und steuerliche Aspekte

Die Überlassung eines Dienstwagens zieht rechtliche und steuerliche Konsequenzen nach sich:

Arbeitsrechtlich: Ein Dienstwagen stellt eine Vergütungskomponente dar und kann Teil des Arbeitsvertrags sein. Änderungen bedürfen daher einer Vereinbarung beider Parteien. Hierzu zählt auch die Berücksichtigung von Arbeitszeitgesetzen und der Nutzung während der Urlaubs- und Krankheitszeiten.

Steuerrechtlich: Die private Nutzung eines Dienstwagens ist als geldwerter Vorteil zu versteuern. Der geldwerte Vorteilbeinhaltet grundsätzlich sämtliche Leistungen die Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt erhalten daher fällt auf den privat genutzten Dienstwagen Einkommenssteuer an. Dies erfolgt meist nach der 1%-Regelung (§ 6 EStG) oder anhand eines Fahrtenbuchs. Grundsätzlich gilt, wer viel privat fährt, profitiert mehr von der 1%-Regelung. Maßgeblich für die 1%-Regelung ist der Listenpreis des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung inklusive Umsatzsteuer.  

Außerdem ist die Anwendung der 0,03%-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu beachten. 

Beispiel für die 1%-Regelung:

Das Unternehmen A zahlt für den Dienstwagen der Vertriebskraft B einen vergünstigten Preis von 20.000 €. Der Neupreis des Fahrzeugs lag bei 50.000 €. B muss daher 500 € monatlich versteuern (1% von 50.000 €).

Beispiel für die 0,03%-Regelung:

B hat einen Arbeitsweg von 20 km. Zusätzlich zu den 500 € aus dem obigen Beispiel muss B also 300 € monatlich versteuern, die sich aus 0,03% des Listenpreises von 50.000 € ergeben. 

800 € muss B insgesamt monatlich durch die private Nutzung des Dienstwagens versteuern. 

Haftung und Versicherung: Regelungen zur Haftung des Arbeitnehmers bei Unfällen oder Schäden sowie zur Versicherung des Fahrzeugs. Hierbei ist besonders auf die Unterscheidung zwischen grober Fahrlässigkeit und Vorsatz zu achten.

Datenschutz: Nutzung von Telematik-Systemen zur Fahrzeugortung und -überwachung muss datenschutzkonform geregelt werden.

Was ist eine Car Allowance?

Alternativ zum Dienstwagen kann auch umgekehrt vereinbart werden, dass der Arbeitgeber den Privatwagen des Arbeitnehmers subventioniert und der Arbeitnehmer sich dafür verpflichtet, diesen für die berufliche Tätigkeit zu nutzen (“Car Allowance”). Vorteile für den Arbeitnehmer im Gegensatz zum Dienstwagen sind, dass kein geldwerter Vorteil entsteht und er nicht, bei Arbeitgeberwechsel, ohne Auto dasteht. 

Zusätzlich zu den obigen Regelungen für Dienstwagenvereinbarungen, sollten folgende Punkte geregelt werden: 

• Aufwendungsersatz: Ein realistischer pauschaler Aufwendungsersatz sollte vereinbart werden. Dieser Ersatz ist nicht als Arbeitsentgelt zu versteuern.
• Pflicht zur dienstlichen Nutzung: Es muss eindeutig festgelegt werden, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, seinen Privatwagen für dienstliche Zwecke zu nutzen und dies nicht lediglich eine freiwillige Kulanzleistung ist.
• Wagenhaltung: Es sollte klar geregelt werden, welche Schritte unternommen werden, falls der Arbeitnehmer beschließt, sein Auto zu verkaufen oder ein neues Fahrzeug anzuschaffen, das den Anforderungen des Arbeitgebers nicht entspricht, beispielsweise weil es nicht den gewünschten Status gegenüber Kunden repräsentiert.
• Pflege des Fahrzeugs: Es sollte eine Verpflichtung zur Pflege des Fahrzeugs festgelegt werden, insbesondere wenn das Auto von Kunden oder Geschäftspartnern gesehen wird.

Häufige Fragen zu Dienstwagenvereinbarungen

a) Wer hat Anspruch auf einen Dienstwagen?

Der Anspruch auf einen Dienstwagen ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder einer gesonderten Vereinbarung. In der Regel haben Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter Anspruch auf einen Dienstwagen. Es kann jedoch auch betriebsspezifische Regelungen geben, die den Kreis der Anspruchsberechtigten erweitern oder einschränken.

b) Wie wird der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Dienstwagens versteuert?

Der geldwerte Vorteil wird nach der 1%-Regelung (1% des Bruttolistenpreises pro Monat) oder anhand eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs versteuert. Zudem ist die 0,03%-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu beachten. Alternativ kann der geldwerte Vorteil auch durch den tatsächlichen privaten Nutzungsanteil, ermittelt durch ein Fahrtenbuch, versteuert werden.

c) Was passiert bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Dienstwagen in der Regel unverzüglich zurückzugeben. Die Vereinbarung sollte klare Regelungen zur Rückgabe und zu eventuell anfallenden Kosten, wie z.B. für Schäden oder übermäßigen Verschleiß, enthalten. Außerdem ist zu regeln, ob und wie verbleibende Tankguthaben oder geleaste Fahrzeuge abgewickelt werden.

d) Wer trägt die Kosten für den Dienstwagen?

Die Kostenverteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte klar geregelt sein, einschließlich Kraftstoff, Wartung, Versicherung und sonstiger Betriebskosten. Der Arbeitgeber trägt in der Regel die Grundkosten, während der Arbeitnehmer bei privater Nutzung möglicherweise anteilig Kosten übernehmen muss, z.B. durch eine Pauschale oder durch Versteuerung des geldwerten Vorteils.

e) Welche steuerlichen Vorteile bietet ein Dienstwagen?

Für den Arbeitgeber können die Kosten für den Dienstwagen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Der Arbeitnehmer profitiert von einer zusätzlichen Vergütungskomponente, die jedoch versteuert werden muss. Darüber hinaus kann die Nutzung eines Dienstwagens zur Senkung der Lohnnebenkosten beitragen, da bestimmte Pauschalen anstelle von tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden können.

f) Wie sind die Haftungsfragen geregelt?

Die Haftungsfragen sollten detailliert in der Dienstwagenvereinbarung geregelt sein. Grundsätzlich haftet der Arbeitnehmer bei Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz entstehen. Für einfache Fahrlässigkeit kann eine Haftungsbegrenzung vereinbart werden. Der Arbeitgeber sollte zudem sicherstellen, dass das Fahrzeug umfassend versichert ist und klären, ob Selbstbeteiligungen im Schadenfall vom Arbeitnehmer übernommen werden müssen.

g) Kann der Dienstwagen auch während des Urlaubs oder im Krankheitsfall genutzt werden?

Ja, wurde nichts anderweitiges vertraglich vereinbart, dann kann der Dienstwagen sowohl während des Urlaubs als auch im Krankheitsfall genutzt werden. Dabei ist im Krankheitsfall zu beachten, dass dies nur bis zum Ablauf des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums gilt. 

Rechtsprechung zu Dienstwagenvereinbarungen / Car Allowances

• Privat genutzter Dienstwagen: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung, ist dies regelmäßig eine Gegenleistung für die geschuldete Arbeitsleistung und damit ein Sachbezug iSv. § 107 Abs. 2 Satz 1 GewO. Der Wert dieses Sachbezugs ist grundsätzlich mit 1 % des Listenpreises des PKW zzgl. Sonderausstattungen und Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Erstzulassung zu bestimmen. Der nach § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG zu ermittelnde Zuschlag für die Nutzung des Fahrzeugs zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (sog. 0,03 %-Regelung) ist nicht einzubeziehen (BAG 31.05.2023 – 5 AZR 273/22).
• Die Privatfahrt mit Dienstwagen kann in Einzelfällen eine fristlose Kündigung rechtfertigen, wenn dem Arbeitnehmer die private Nutzung vorher ausdrücklich verboten wurde und er darauf hingewiesen wurde, dass dies auch zur (ArbG Nürnberg 16.03.2010-13CA2025/09).
• Eine während einer Dienstfahrt begangene Gefährdung des Straßenverkehrs kann grundsätzlich geeignet sein, einen wichtigen Grund zum Ausspruch einer fristlosen Kündigung darzustellen, hier bei der Interessenabwägung verneint. Dies gilt auch für Arbeitnehmer, die ihre Haupttätigkeit nicht ohne Firmenfahrzeug ausüben können (LAG Schleswig-Holstein 08.10.2015 – 5 Sa 176/15).
• Widerrufsvorbehalt der Dienstwagenüberlassung: Ein im Arbeitsvertrag vereinbarter Widerrufsvorbehalt wonach der Widerruf “jederzeit” erfolgen kann, ist unwirksam. Im Vorbehalt müssen sachliche Gründe für den Widerruf konkretisiert werden (BAG 13.04.2010 – 9 AZR 113/09).
• Der positive Unterschiedsbetrag gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 3 Halbsatz 1 EStG ist bei Anwendung der 1 %-Regelung auch dann unter Ansatz von 0,03 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeugs je Kalendermonat zu berechnen, wenn der Steuerpflichtige im Monat durchschnittlich weniger als 15 Fahrten zur Betriebsstätte unternommen hat (BFH 12.06.2018 – VIII R 14/15).

Eine Dienstwagenregelung sollte insofern gut durchdacht und für beide Seiten wirksam und möglichst sicher formuliert sein. Wenden Sie sich bezüglich der Gestaltung einer Dienstwagenregelung gern an mich.