Hinweisgeberschutzgesetz: Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle in Unternehmen

Voraussichtlich ab Mai 2023 müssen viele Unternehmen die Vorgaben des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) beachten und insbesondere eine interne Meldestelle für „Whistleblower“ eingerichtet haben. Möchten Sie sich darüber informieren, was Sie als Arbeitgeber insoweit zu beachten haben? Oder suchen Sie eine Lösung, um einen fachkundigen Dritten mit der Einrichtung einer internen Meldestelle für Ihr Unternehmen zu beauftragen?

Die Umsetzung des HinSchG ist eine komplexe Herausforderung und fehleranfällig. Deshalb empfehlen wir Personalabteilungen und Unternehmen, sich frühzeitig mit dem Thema zu befassen und eine interne Meldestelle einzurichten beziehungsweise zu prüfen, ob Ihre Meldestelle den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ein Verstoß gegen das HinSchG kann ansonsten zu teuren Bußgeldern führen.

Nachfolgend erläutern wir, was das HinSchG für Ihr Unternehmen bedeutet (dazu unter 1.). Danach stellen wir unser Angebot für Ihr Unternehmen in diesem Zusammenhang dar (dazu unter 2.).

1. Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das HinSchG setzt die EU-Richtlinie 2019/1937 (sog. „Whistleblower-Richtlinie“) um. Sie hat zum Zweck, den Schutz von Personen, die in ihrem beruflichen Umfeld von Rechtsverstößen Kenntnis erlangt haben und dies melden möchten, zu verbessern.

Diesen sog. „Hinweisgeber/innen“ (bzw. „Whistleblowern“) soll künftig in Unternehmen ab einer Größe von in der Regel mindestens 50 Arbeitnehmer/innen die Möglichkeit eröffnet werden, sich nicht nur an externe, sondern auch interne Meldestellen wenden zu können. Voraussichtlich im Frühjahr 2023 ist mit seinem Inkrafttreten zu rechnen.

Arbeitgeber sollten sich bereits jetzt mit dem Thema auseinandersetzen und interne Meldestellen einzurichten, da ansonsten für den Verstoß hiergegen ein Bußgeld von bis zu 20.000 € droht (§ 40 HinSchG). Wird die Vertraulichkeit der Meldestelle nicht beachtet, kann – auch bei leichtfertigem Handeln – sogar ein Bußgeld von bis zu 100.000 € anfallen. Aus diesem Grund ist besondere Vorsicht bei der korrekten Umsetzung der internen Meldestelle geboten.

a) Welche Pflichten begründet das Hinweisgeberschutzgesetz für Arbeitgeber?

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen private Unternehmen Meldestellen nach genauen Vorgaben einrichten, die es Ihren Beschäftigten erlauben, Rechtsverstöße in einem geschützten Raum zu melden.

b) Welche Unternehmen sind hiervon betroffen?

Für Unternehmen mit in der Regel mehr als 249 Arbeitnehmer/innen gilt die verpflichtende Umsetzung des HinSchG ab Inkrafttreten des Gesetzes (voraussichtlich im Frühjahr 2023) und für Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Arbeitnehmer/innen ab dem 17. Dezember 2023 (§ 42 HinSchG).

Unabhängig von der Arbeitnehmerzahl gilt die Einrichtung einer internen Meldestelle generell etwa für Unternehmen, die im Wertpapierdienstleistungs-, Datenbereitstellungsdienst tätig oder Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes sind (§ 12 HinSchG).

c) Welche Informationen sind hiervon umfasst?

Informationen der Hinweisgeber/innen können strafbare Handlungen, bußgeldbewehrte Verstöße, „die dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane“ dienen, oder sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften betreffen (§ 2 HinSchG).

Sonstige Rechtsverstöße sind etwa solche gegen deutsche oder europäische Rechtsvorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, gegen Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität oder gegen Vorgaben zum Umweltschutz.

Themen, die die nationale Sicherheit, wesentliche Sicherheitsinteressen des Staates, Verschwiegenheitspflichten (zum Beispiel: anwaltliche oder ärztliche Verschwiegenheitspflicht) oder andere Geheimhaltungspflichten betreffen, sind hiervon ausgeschlossen.

d) Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle?

Die interne Meldestelle hat insbesondere folgende Aufgaben:

  • Betreiben von Meldekanälen (§ 16 HinSchG):

Bereitstellung mündlicher, schriftlicher oder – nach Verlangen des Hinweisgebers innerhalb angemessener Zeit – auch persönlicher Kanäle zur Meldung an die interne Meldestelle. Dies gilt sowohl für eigene Arbeitnehmer/innen als auch bei dem Unternehmen beschäftigte Leiharbeitnehmer/innen. Nur mit den Aufgaben der Meldestelle betraute Personen dürfen Zugriff auf die Informationen haben.

  • Verfahren bei internen Meldungen (§ 17 HinSchG):

Dem Hinweisgeber muss innerhalb von sieben Tagen der Eingang seines Hinweises bestätigt werden.Dder gemeldete Verstoß wird sodann geprüft und je nach Stichhaltigkeit werden Folgemaßnahmen eingeleitet. Spätestens nach drei Monaten muss der Hinweisgeber eine Rückmeldung inklusive Begründung der getroffenen Entscheidung erhalten.

  • Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG):

Als Folgemaßnahmen eines gemeldeten Verstoßes kommen unter anderem interne Untersuchungen im Unternehmen, der Verweis oder die Abgabe an andere zuständige Stellen (zum Beispiel die hierfür zuständige Behörde) oder die Beendigung des Verfahrens mangels ausreichender Beweise in Betracht. 

  • Bereitstellung klarer und leicht zugänglicher Informationen für Beschäftigte zu externen Meldeverfahren (§ 13 HinSchG)

Es müssen Informationen zu externen Meldestellen des Bundes, der jeweiligen Länder, der Finanzdienstleistungsaufsicht oder anderer externer zuständiger Meldestellen bereitgestellt werden.

  • Wahrung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8 HinSchG):

Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und der sonstigen mit den Informationen im Zusammenhang stehenden Personen ist ein essenzieller Bestandteil der internen Meldestelle. Er gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle zuständig ist oder nicht. Ausnahmen von dem Vertraulichkeitsgebot liegen nur bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen gemeldeten Verstößen oder unter anderem auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder auf Grund einer gerichtlichen Entscheidung vor (§ 9 HinSchG).

e) Was folgt aus Verstößen gegen das HinSchG?

Verstöße gegen das HinSchG können eine Schadensersatz- oder Bußgeldpflicht herbeiführen.

Der Versuch, die Androhung oder die Umsetzung von Repressalien gegen den Hinweisgeber sind gemäß § 36 HinSchG verboten und verpflichten den Verursacher zum Schadensersatz. Auch Hinweisgeber können jedoch zum Schadensersatz verpflichtet sein, wenn ein Schaden durch die vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe falscher Informationen entstanden ist.

Ein Bußgeld kann unter anderem dann anfallen, wenn ein unter das HinSchG fallendes Unternehmen nicht rechtzeitig eine interne Meldestelle einrichtet (bis zu 20.000 €), wenn die Vertraulichkeit der Meldestelle nicht gewahrt wird oder Repressalien gegen Hinweisgeber/innen ergriffen wurden (bis zu 100.000 €) oder bei Offenlegung unrichtiger Informationen (bis zu 20.000 €).

2. Unser Angebot für Ihr Unternehmen: Umsetzung der internen Meldestelle nach dem HinSchG

Die künftig verpflichtende Einrichtung einer internen Meldestelle kann auch einem Dritten anvertraut werden (§ 14 HinSchG).

Die Übernahme der Einrichtung einer internen Meldestelle durch unsere Kanzlei eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Umsetzung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz durch einen Data Protection Risk Manager – also einem mit Datenschutz besonders vertrautem Anwalt – kompetent durchführen zu lassen. Der Vertraulichkeit im Sinne des HinSchG wird daher in hohem Maße entsprochen. Dadurch kann die Gefahr von Bußgeldern bzw. Schadensersatz ausgeschlossen werden. Ferner gibt es einen professionellen Vorfilter, der rechtlich bewertet, ob ein Hinweis verfolgt werden muss oder nicht und der Sie ggf. unmittelbar dahin gehend beraten kann, wie mit etwaigen Hinweisen umzugehen ist.

Durch unser Angebot entfällt für Sie ebenso der interne Fortbildungs- und Organisationsaufwand. Die anwaltliche Durchführung der Meldestelle bietet insbesondere den Vorteil, einen gewissen Vorfilter durch eine fachkundige Person zu gewährleisten.

Unser Angebot umfasst unter anderem folgende Kanäle, um Hinweise entgegenzunehmen:

  • Online-Plattform
  • E-Mail-Postfach
  • Telefonhotline
  • Persönliche Entgegennahme

Sprechen Sie uns gerne auf unser Angebot an, wir bieten Ihnen je nach Unternehmensgröße eine Jahrespauschale in diesem Zusammenhang an.

Wenn Sie überprüfen möchten, ob Sie die interne Meldestelle ordnungsgemäß umgesetzt haben oder Sie sich über ein Angebot über die Einrichtung einer internen Meldestelle in unserer Kanzlei informieren möchten, bin ich Ihnen gern behilflich.

Portrait Dr. Daniel Weigert

Dr. Daniel Weigert, LL.M. (Lund)
Rechtsanwalt · Fachanwalt für Arbeitsrecht
Data Protection Risk Manager

Ballindamm 6 · 20095 Hamburg

t +49 40 2285 11210
dw@danielweigert.de

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