Fortbildungskosten und Rückzahlungsvereinbarungen – Möglichkeiten und Risiken

Häufig sind Arbeitgeber bereit, Arbeitnehmer finanziell bei einer Fortbildung zu unterstützen. Dies allerdings nur, wenn sich der Arbeitnehmer entsprechend lang an den Arbeitgeber bindet. Häufig vereinbaren die Vertragspartner deshalb, dass der Arbeitnehmer die Fortbildungskosten (teilweise) zurückzahlen muss, wenn er das Arbeitsverhältnis vor einem bestimmten Zeitpunkt beendet.

Grundsätzlich sind solche Vereinbarungen möglich. Allerdings sind die rechtlichen Anforderungen sowohl inhaltlich als auch sprachlich sehr hoch. Nach meiner Erfahrung sind so gut wie alle Fortbildungs- und Rückzahlungsvereinbarungen unwirksam. Dies entweder aus inhaltlichen Gründen oder aufgrund von sprachlichen Mängeln. Eine wirksame Fortbildungs- und Rückzahlungsvereinbarung zu gestalten ist ohne gute (!) anwaltliche Beratung kaum möglich. Sogar Rückzahlungsvereinbarungen, die von Unternehmensjuristen entworfen wurden, sind erfahrungsgemäß häufig aufgrund sprachlicher Mängel und Unklarheiten unwirksam. Nachfolgend stelle ich die typischsten Fehler dar.

1. Bindungsdauer

Nach der Rechtsprechung sind nur enge Bindungsdauern zulässig. Als Orientierung gilt folgendes Schema (BAG 15.09.2009 – 3 AZR 173/08):

• 1 Monat bezahlte Freistellung: 6 Monate Bindung
• 2 Monate bezahlte Freistellung: 12 Monate Bindung
• 3 bis 4 Monate bezahlte Freistellung: 24 Monate Bindung
• 6 bis 12 Monate bezahlte Freistellung: 36 Monate Bindung
• 24 Monate bezahlte Freistellung: 60 Monate Bindung.

Dabei handelt es sich aber nur um Richtwerte, von denen je nach dem Wert der Qualifikation auf dem Arbeitsmarkt nach oben und unten abgewichen werden kann (Etwa in BAG 19.02.2004 – 6 AZR 552/02).

Sofern der Arbeitgeber die Fortbildung nicht durch bezahlte Freistellungen, sondern durch die Übernahme von Fortbildungskosten fördert, sind die voranstehenden Maßstäbe wirtschaftlich zu übertragen (Schönhöft NZA-RR 2009, 625, 629).

2. Anteilige Reduzierung

Die Rückzahlungspflichten müssen sich während der Bindungsdauer zeitanteilig reduzieren (LAG Düsseldorf, 27.05.2013 – 9 Sa 108/13), in der Regel monatlich (Jährliche Staffelung unzumutbar: LAG Hamm 09.03.2012 – 7 Sa 1500/11; ähnl. BAG 06.09.1995 – 5 AZR 241/94). Diese Anforderung verwirklichen fast alle Rückzahlungsvereinbarungen korrekt.

3. Ausbildungsdauer

Teilweise ist geregelt, dass sich die Rückzahlungskosten mit der Dauer der Fortbildung erhöhen. Das ist nur zulässig, wenn sich auch die Arbeitgeberkosten mit Zeitablauf erhöhen, also z.B. wenn er den Arbeitnehmer weitergehend bezahlt freistellt als ursprünglich beabsichtigt. Es ist jedoch nicht der Fall, wenn der Arbeitgeber jedenfalls nur einen Fixbetrag zahlt. Denn dann erhöhen sich seine Fortbildungskosten nicht. Eine Erhöhung der Rückzahlung trotz gleichbleibender Kosten würde den Arbeitnehmer wirtschaftlich unangemessen benachteiligen (LAG Mecklenburg-Vorpommern 23.08.2011 − 5 Sa 44/11).

4. Abbruch der Ausbildung

Häufig ist geregelt, dass die Fortbildungskosten zu erstatten sind, wenn die Ausbildung nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Die Wirksamkeit dieser Regelung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer für den Abbruch der Ausbildung verantwortlich ist (BAG 19.1.2011 – 3 AZR 621/08). Das ist nur der Fall, wenn der Grund aus der Sphäre des Arbeitnehmers stammt (BAG 28.05.2013 – 3 AZR 103/12) (also z.B. nicht, wenn DANN) und wenn der Arbeitnehmer den Abbruch verschuldet hat (also z.B. nicht bei einem Abbruch aus gesundheitlichen Gründen) (BAG 11.12.2018 – 9 AZR 383/18). Das Intellektualitätsrisiko jedoch, also die Frage, ob der Arbeitnehmer trotz ausreichender Bemühungen intellektuell an der Fortbildung scheitert, trägt nach der herrschenden Auffassung der Arbeitgeber (Schönhöft, Grobys/Panzer-Heemeier-StichwKomArbR „Rückzahlungsklausel“, Rn. 16 m.w.N.).

5. Kündigungsgründe

Ferner muss eine Rückzahlungsklausel danach differenzieren, in wessen Risikobereich der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällt (BAG 11.4.2006 – 9 AZR 610/05; LAG Düsseldorf 19.07.2011 – 16 Sa 607/11). Lediglich Beendigungsgründe, die ausschließlich aus der Sphäre des Arbeitnehmers stammen, können zur Begründung der Rückzahlungspflicht herangezogen werden (BAG 13.12.2011 – 3 AZR 791/09). Der Arbeitnehmer muss es in der Hand haben, durch Betriebstreue die Rückzahlungspflicht verhindern zu können (BAG 28.05.2013 – 3 AZR 103/12). Legitim ist die Rückzahlungspflicht danach bei einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers, sofern diese nicht auf ein vertragsbrüchiges Verhalten seitens des Arbeitgebers zurückzuführen ist (etwa Nichtzahlung der Vergütung, Mobbing) (BAG 11.4.2006 – 9 AZR 610/05; BAG 18.3.2014 – 9 AZR 545/12; LAG Köln 4.4.2019 – 6 Sa 444/18) oder umgekehrt, wenn zwar die Kündigung arbeitgeberseitig ausgesprochen wird, aber der Grund im Verhalten des Arbeitnehmers liegt (verhaltensbedingte Kündigung) (BAG 24.6.2004 – 6 AZR 320/03). Eine personenbedingte Kündigung (etwa durch Krankheit) genügt in der Regel nicht (BAG 11.12.2018 – 9 AZR 383/18). Ausreichend ist wiederum, wenn zwar eine personenbedingte Kündigung vorliegt, diese aber auf ein schuldhaftes Arbeitnehmerverhalten zurückzuführen ist (z. B. die Entziehung der Fahrerlaubnis oder ein Gefängnisaufenthalt) (Hoffmann, NZA-RR 2015, 337).

6. Rückzahlungsbetrag konkret bestimmt

Der Rückzahlungsbetrag muss konkret bestimmt sein. Es muss im Rahmen des rechtlich und tatsächlich Zumutbaren unmissverständlich erkennbar sein, unter welchen Voraussetzungen welche Summe zurückzuzahlen ist (BAG 27.08.2008 – 5 AZR 820/07). Gegen diese Anforderung wird sehr häufig verstoßen.

Es genügt etwa nicht, nur zu vereinbaren, dass der Arbeitnehmer die „aus der Fortbildung resultierenden Kosten“ zurückzuzahlen hat, wenn diese nicht spezifiziert werden (BAG 6.8.2013 – 9 AZR 442/12). Können die Kosten noch nicht beziffert werden, müssen zumindest die Art der Kosten (Kilometerpauschale, Unterbringung, Verpflegung) und die Berechnungsgrundlagen (brutto oder netto (BAG 06.08.2013 – 9 AZR 442/12)) konkretisiert werden (BAG 6.8.2013 – 9 AZR 442/12; BAG 21.8.2012 – 3 AZR 698/10). Vermeidbare Spielräume sind dabei unzulässig.

Es kommt auch vor, dass sich ein Arbeitgeber verpflichtet, die Fortbildungskosten zu tragen (dabei handelt es sich in der Regel um Bruttobeträge).

Die Einschränkung „voraussichtlich“ ist zulässig, sofern erkennbar ist, weshalb diese Einschränkung vorgenommen worden ist (Gaenslen, öAT 2017, 92).

7. Widersprüchliche und unklare Formulierungen

Auch abgesehen vom Rückzahlungsbetrag sind die meisten Rückzahlungsvereinbarungen aufgrund sprachlicher Mängel unwirksam. Maßstab ist stets, dass die Formulierungen transparent und insbesondere nicht widersprüchlich sind (§ 307 Abs. 1 S. 2 BGB). Dagegen verstoßen zahlreiche Vereinbarungen. Beispiele aus der letzten Zeit aus meiner Praxis sind etwa:

Eine Vereinbarung, in der geregelt ist, dass an Fortbildungstagen Urlaub zu nehmen ist und an anderer Stelle geregelt ist, dass an Fortbildungstagen die Vergütung fortgezahlt wird, dürfte widersprüchlich und damit unwirksam sein. Entweder es wird die Vergütung oder Urlaubsentgelt bezahlt. Beides geht nicht. Das ist widersprüchlich.

Intransparent dürfte auch eine Regelung sein, nach der die Rückzahlungspflicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses „auf Wunsch des Mitarbeiters (Kündigung oder Aufhebungsvertrag)“ endet. Bei weitem nicht jeder Aufhebungsvertrag entspricht dem Wunsch des Mitarbeiters. Insofern ist unklar, ob die Formulierung „auf Wunsch…“ vorgeht oder ob jeder Aushebungsvertrag als Fallgruppe „Wunsch des Mitarbeiters“ zu verstehen sein soll. Das ist widersprüchlich.

Wird geregelt, dass die Rückzahlung in dem Monat erfolgt, in dem sich der Arbeitnehmer zur Beendigung der Fortbildung „entschließt“. Auch diese Regelung dürfte intransparent und damit unwirksam sein. Es kann sein, dass man sich im Januar zur Beendigung der Fortbildung „entschließt“, sie aber erst im März beendet. Die Rückzahlung allein aufgrund einer inneren Tatsache macht keinen Sinn.

Teilweise wird geregelt, der Rückzahlungsbetrag ändere sich, wenn die Fortbildung „nicht regulär verläuft“. Es ist völlig unklar, was mit „regulär verläuft“ gemeint ist. Gemeint sein dürfte, dass sich die Fortbildungsdauer ändert – das steht aber nicht da.

8. Vorteil auf dem Arbeitsmarkt

Die Fortbildung muss die Chancen des Arbeitnehmers auf dem Arbeitsmarkt erhöhen (Klinkhammer/Peters, ArbRAktuell 2015, 369). Davon ist nur auszugehen, wenn er eine anerkannte Qualifikation erwirbt, die seinen Wert bei anderen Arbeitgebern erhöhen. Eine rein innerbetriebliche Fortbildung ist dazu generell nicht geeignet (BAG 16.03.1994 – 5 AZR 339/92). Dieser Grundsatz lässt sich auch nicht durch Scheingestaltungen umgehen. Bildet etwa H&M Mitarbeiter über eine konzernangehörige „H&M Fortbildungs-GmbH“ zu Führungskräften aus und gibt dazu Zertifikate zum „Fashion Store Manager“ heraus, wäre ein solches internes Fortbildungsprogramm nicht geeignet, eine Rückzahlungsvereinbarung zu rechtfertigen (Das H&M-Beispiel ist erfunden).

9. Umgehung durch Arbeitgeberdarlehen

Die voranstehenden Wertungen können auch nicht dadurch umgangen werden, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein „Darlehen“ gewährt und dann vereinbart, ihm die Rückzahlung teilweise zu erlassen, wenn er bis zu einem bestimmten Zeitpunkt bei dem Arbeitgeber bleibt. Wirtschaftlich wäre das dieselbe Vereinbarung, die lediglich rechtlich anders konstruiert würde. Das ist ebenfalls unzulässig (BAG 18.11.2008 – 3 AZR 192/07; LAG Rheinland-Pfalz 19.09.2013 – 10 Sa 85/139).

10. Fazit

Arbeitgeber sollten bei der Gestaltung von Rückzahlungsvereinbarungen höchste Vorsicht walten lassen. Selbst von Juristen entworfene Rückzahlungsvereinbarungen enthalten häufig sprachliche Mängel, aus denen ihre Unwirksamkeit folgt. Es genügt deshalb nicht, Rückzahlungsvereinbarungen von einem Arbeitsrechtler erstellen zu lassen. Es muss sich vielmehr um jemanden handeln, der nicht nur rechtlich, sondern auch sprachlich zu höchster Präzision fähig ist.

Wenn ich Ihre Fortbildungs- und Rückzahlungsvereinbarung prüfen oder eine solche für Sie gestalten soll, melden Sie sich gern.

Dr. Daniel Weigert, LL.M. (Lund)
Rechtsanwalt · Fachanwalt für Arbeitsrecht
Data Protection Risk Manager

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